Как мы сократили для «Додо пиццы» заполнение отчета с 4 часов до 10 минут

Клиент
Додо Пицца
Международная сеть пиццерий
Канал
Google Data Studio
Задача
Оптимизировать время заполнения отчетов
Технологии
Google Data Studio

Цель

Сократить до минимума время на заполнения отчетов, получать данные в режиме реального времени в одном отображении, как у команды, так и у клиента

Решение

Настроили все необходимые автоматические отчеты в Google Data Studio, в которых отображается актуальная информация.

Выбор сервиса визуализации

Так как нам нужен был инструмент не просто для сбора данных, но и для их визуализации идеально подошел Google Data Studio. Бесплатный, можно шарить доступ, да еще и отчеты какие угодно можно выводить, идеально подошел нам

Разработка формы отчета

Собрали сводный отчет в Excel → Перенесли его в Google Таблицы → Добавили по просьбе клиента графики, диаграммы и столбцы

Перенос отчетов в Data Studio

Перенесли полученный отчет в Data Studio. Настроили автоматизиацию и добавили несколько фич в итоговый отчет

Клиент «Додо Пицца» – широкая сеть франшиз, с которой агентство «Блондинка.Ру» сотрудничает больше года, с сентября 2019. На данный момент мы занимаемся продвижением всех пиццерий Москвы, а это более 100 франшиз.
Кто работал с крупными клиентами, тот знает, как много времени и сил уходит на отчетность. Мы тратили более 4 часов в неделю на отчеты для «Додо». В масштабах агентства эта цифра, может, не так уж и велика – но мы видели в ней нерациональную трату ресурсов, которые могли использовать более продуктивно.

Посчитайте количество пицц на картинке выше. Сколько времени это заняло? От 2 до 5 секунд, а теперь представьте, что таких пицц тысячи в день и они все разные и по разному считаются

Требовалось найти решение, как свести трудозатраты к минимуму и при этом, разумеется, предоставлять клиенту данные в нужном ему объеме и с нужной периодичностью.

Решение должно было быть:

  1. простым, одинаково удобным и для нас, и для клиента,

  2. гибким, с возможностью дорабатывать отчеты,

  3. малозатратным, в идеале – бесплатным.

Такое решение нашлось: Google Data Studio. Рассказываем, почему выбрали именно эту платформу, как ее внедряли и какие бонусы получили.

Почему Google Data Studio

К вопросу экономии времени мы подошли с двух сторон:

  • во-первых, нужно было ускорить подготовку отчетов,

  • во-вторых, хотелось упростить процесс анализа отчетов, чтобы для понимания результатов рекламы хватало беглого взгляда, и клиенту не приходилось прокручивать бесконечную excel-таблицу и вникать во множество показателей.

Поэтому нам требовался инструмент не столько для сбора данных (как, например, OWOX), сколько для их визуализации.

Google Data Studio выбрали потому, что этот инструмент простой, легко поддерживаемый и бесплатный.
Бесплатная desktop-версия есть и у Power BI, однако она не предоставляет возможности распространения и совместной работы над отчетами. В то время как функциональность Google Data Studio достаточна для решения наших задач. Есть встроенные коннекторы: в отчет могут подтягиваться данные из Google Таблиц и Google Analytics.
Татьяна Суворова, бизнес-аналитик агентства «Блондинка.Ру»

Преимущества Google Data Studio:

  • гибкая система фильтров,

  • поддержка многостраничных отчетов,

  • широкие возможности кастомизации: можно менять положение и стиль элементов,

  • доступ в браузере на любых устройствах.

Как было до Data Studio

Отчетность «Додо» мы ведем в разных разрезах.

Еженедельно собираем сводную статистику по всем рекламным размещениям: транзакции, охват, CPA, СРМ, доходность. Этот отчет полезен маркетологам «Додо» и всем сотрудникам, кто хочет детально посмотреть результаты продвижения.


Форма сводного отчета: желтым выделены ячейки, заполняемые вручную (числа в таблице изменены для сохранения конфиденциальности данных)

Ежемесячно формируем отчеты по пиццериям. Каждая франшиза – это отдельный клиент «Блондинки», то есть взаиморасчеты с «Додо» ведутся не централизованно, а с каждым юрлицом по отдельности.

Поэтому раз в месяц мы предоставляем отчеты в разрезе франшиз, на основании которых выставляем счета. Для этого:

  • отправляем в УК «Додо» все заказы, полученные с рекламы за отчетный месяц;

  • «Додо» с помощью CRM-системы определяет, сколько заказов получила каждая франшиза;

  • на основе этих данных выставляем счета франшизам;

  • далее аккаунт-менеджер «Блондинки» контролирует оплату и отслеживает задолженности каждой франшизы.

Мы хотели визуализировать эти данные, чтобы:

  1. наглядно показать клиенту пользу, которую приносит реклама каждой франшизе;

  2. упростить работу аккаунт-менеджерам, создав единый отчет по задолженностям.

Конечно, вся информация есть в Marilyn: и отчеты, и диаграммы, – и для сотрудников агентства это очень удобный инструмент. Но для любого клиента чем проще, тем лучше. Чтобы один клик – и сразу увидеть нужную информацию, не отвлекаясь на лишние показатели, фильтры и графики.

Далеко не каждый владелец бизнеса готов вникать в тонкости рекламы и тратить время на изучение нового, пусть и максимально полезного, интерфейса. Поэтому мы хотели создать простейшую форму, в которой все самое нужное доступно просто по ссылке.
Антон Хрипко, руководитель группы управления digital-проектами агентства «Блондинка.Ру»

Внедрение

К цели двигались поэтапно. Первый этап – разработка формы отчета, удобного для обеих сторон:

  1. договорились с клиентом видоизменить отчетную таблицу, сделать ее более удобной для нас, но сохранив все нужные клиенту данные;

  2. собрали сводный отчет в excel, согласовали формат с клиентом;

  3. перенесли его в Google Таблицы, чтобы был доступ по ссылке и не надо было отправлять файлы по почте и путаться в их версиях;

  4. далее на протяжении 2-3 отчетов совершенствовали форму, добавляя графики, диаграммы и столбцы с дополнительными параметрами по просьбе клиента.

В результате все данные, необходимые клиенту для оперативной деятельности по рекламным кампаниям, мы уместили на одной вкладке.

Вторым этапом перенесли полученный отчет в Data Studio.


Сводный отчет в Data Studio: все показатели – на одном экране

На второй вкладке отчета в Data Studio отражены данные по продажам и оплатам каждой франшизы. Здесь собрана только самая нужная информация:

  • оплаты и задолженности (обновляются ежедневно),

  • число заказов (обновляется ежемесячно).

Можно выбрать пиццерию в выпадающем списке и увидеть наглядную картину, сколько денег было потрачено и сколько заказов с рекламы получено.

Слева – соотношение затрат на рекламу к заказам. Справа – инвестиции в брендовую и небрендовую рекламу и объем заказов с нее

Ниже на той же вкладке можно посмотреть задолженность.


Данная диаграмма показывает текущую задолженность франшиз: удобно и для клиентов, и для аккаунт-менеджера, который контролирует оплаты.

Результаты

От использования Data Studio выиграли все.

Выгоды для агентства:

  • подготовка сводного отчета теперь занимает 10 минут в неделю,

  • проще отслеживать оплату по франшизам: задолженности отражены в наглядных диаграммах.

Выгоды для клиента:

  • освободились ресурсы у команды агентства, а это значит – больше времени на тестирование гипотез и новых инструментов, больше идей для продвижения бизнеса клиента;

  • теперь любая пиццерия может посмотреть отдачу от своих рекламных вложений в наглядном и доступном отчете. Раньше эту информацию франшизы получали по запросу или видели в счете. Чтобы отслеживать динамику и историю, клиентам нужно было самостоятельно сопоставлять данные в excel или других инструментах.

У нас уникальный подход к ведению рекламных кампаний для клиентов с большим количеством локальных точек. Если коротко, то мы группируем локальный маркетинг в единое целое для того, чтобы снизить трудозатраты и стоимость наших работ для клиента, а также дать рекламным системам больше данных о конверсиях, чтобы они могли лучше обучаться и оптимизироваться. Но тогда возникает вопрос, какую долю расходов в общей рекламной кампании должна нести каждая точка. Стандартное решение – деление бюджета на всех поровну. Нам такой подход кажется несправедливым: в «Додо» франшизы платят в зависимости от выгоды, которую они получают от рекламы. Фактически мы очень сильно приблизились к модели оплаты за целевое действие. И этот процесс визуализирован в отчете Data Studio.
Антон Хрипко, руководитель группы управления digital-проектами агентства «Блондинка.Ру»

Сейчас мы ищем способ автоматизировать данный отчет, чтобы статистика обновлялась в реальном времени. Планируем получать информацию из Marilyn с помощью API или брать ее напрямую с площадок. Когда мы это реализуем, клиент сможет следить за ходом кампаний в режиме онлайн.

Наглядная отчетность для вашего бизнеса

Решение для «Додо» идеально для «Додо», но использовать его для другого бизнеса без доработок не получится: требуется адаптация под структуру вашей компании и KPI. Мы можем в этом помочь – создадим удобный и наглядный отчет по рекламе с учетом всех ваших пожеланий.

Получите результат от рекламы в интернете!

Ваш ежемесячный рекламный бюджет