Как организовать корпоратив, если часть компании сидит на удаленке?

Мы пообщались с нашим офис-менеджером Таней Дементьевой, и она рассказала, каково это, организовывать корпоратив, когда большинство сотрудников работают удаленно. Делимся опытом и лайфхаками.

Как мы скучали на удаленке

Ковид перевернул жизнь бизнеса с ног на голову — те компании, которые никогда об этом и не думали, начали переводить своих сотрудников на удаленку. А потом даже пришли к выводу, что стало лучше. Для сотрудников плюсы свои, для компании свои. 

Минусы тоже есть, и один из них — недостаток общения с коллегами. Даже если большинство сотрудников работают удаленно, иногда хочется встретиться — обняться, пообщаться, выпить, в конце концов. Так и в нашей компании, после года виртуального общения решили — корпоративу быть! 

В течение пандемии мы старались поддерживать командный дух — общались в зуме и организовывали онлайн-встречи с известным астрономом, рассказывавшим нам об устройстве вселенной, космосе и черных дырах. Но не терпелось встретиться, потусить и просто пообщаться вживую.

Как мы организовывали корпоратив

Организация корпоратива — процесс творческий и кропотливый. Нужно все сделать вовремя и учесть кучу деталей: от развлекательной программы до меню. Привычно, когда все работают в офисе — отправил письмо о корпоративе, внес желающих в список, а остальное — дело техники. 

Но как быть, если кто-то из сотрудников живет в Питере, кто-то на Камчатке, а кто-то в Новосибирске. Ответ очевиден — надо собрать всех в одном месте. И желательно за счет компании, тогда возможность приехать будет у каждого. Для этого придется проделать дополнительную работу: рассчитать бюджет, организовать покупку билетов и найти варианты размещения. Рассказываем, как всех собрать на корпоратив, опираясь на свой опыт.

Вам нужно:

1. Закинуть голосовалку в почту, чтобы отметились те, кто планирует быть, независимо от места проживания.

2. По результатам ответов составить список иногородних и создать отдельную ветку/чат в мессенджере для переписки и обсуждения деталей по бронированию гостиницы, оплаты проезда.

3. Попросить сотрудников купить билеты самостоятельно, прислать их в электронном виде и сохранить чек с посадочным талоном для компенсации расходов.

4. Забронировать гостиницу, встретить всех и расселить. Для брони гостиницы нужны паспортные данные.

5. Предупредить о необходимости ПЦР-теста или прививочного сертификата — без них нежелательно пускать на корпоратив. Это элементарная мера безопасности для всех участников.

Если кто-то из сотрудников решит задержаться подольше, он должен будет самостоятельно оплатить билеты в одну сторону и проживание вне сроков корпоратива.

Для размещения в более комфортных условиях лучше забронировать двухместные номера. Если вы планируете проводить корпоратив несколько дней или даже недель, идеальным вариантом будет гостиница или хостел рядом с офисом, чтобы сотрудники тратили минимум времени на дорогу до работы.

Например, у нас один из корпоративов продолжался целых две недели — одна была праздничной, а вторая рабочей. Ребята приезжали не просто на пару дней, они работали и проходили обучение. Поэтому мы поселили их прямо через дорогу от офиса.

Основная сложность в процессе организации — когда кто-то сначала соглашается приехать, а потом отказывается. Приходится снимать брони и перегруппировывать расселение в отеле, и это не всегда удается сделать без потерь. Предупредите своих сотрудников о возможных рисках для компании при их отказе от поездки на корпоратив, чтобы они более ответственно подходили к принятию решения.

Что с ковидными ограничениями?

В обычные дни в офисах соблюдается масочный режим. Ведутся журналы, в которых каждый расписывается об измерении температуры и получении маски и перчаток. Наша компания регулирует количество сотрудников, одновременно находящихся в офисе, поэтому, чтобы прийти на рабочее место, нужно заранее отметиться в таблице. Плюс столы у нас расположены таким образом, что соблюдается дистанция.

Большая часть сотрудников компании уже переболела и вакцинировалась, у многих есть QR-коды. Когда ребята приезжали из других городов, каждый из них сдавал ПЦР-тест. В конце августа/начале сентября у нас планируется еще один корпоратив. И уже сейчас мы прорабатываем вариант вакцинации всех желающих сотрудников прямо в офисе. Это позволит в дальнейшем спокойно встречаться на работе и корпоративах.

Чек-лист — что учесть при организации корпоратива, если большинство сотрудников работает на удаленке

1. Составьте список сотрудников из других городов, которые хотят приехать на корпоратив.

2. Создайте отдельную ветку для переписки с иногородними, чтобы ответить на все возникающие вопросы.

3. Предупредите сотрудников, что для компенсации стоимости проезда они должны предоставить чек и посадочный талон/билет.

4. Для бронирования гостиницы подготовьте паспортные данные.

5. При необходимости напомните сотрудникам о том, что нужно сдать ПЦР-тест.